Comment les petites entreprises peuvent simplifier leurs processus de comptes clients

processus-comptes-clients

La plupart des propriétaires de petites entreprises ne sont pas des experts en comptabilité et sont heureux d’utiliser les outils qui leur sont familiers pour suivre les paiements prévus. Il peut s’agir d’un cahier désordonné à l’écriture illisible où des milliers de dollars peuvent être perdus simplement parce que quelqu’un n’a pas su lire un chiffre correctement.

Beaucoup utilisent des feuilles de calcul, ce qui est excellent pour une planification hypothétique, mais ne peut fournir qu’un instantané des comptes débiteurs en souffrance à un moment donné. Maintenir le contrôle sur tous les processus de collecte et d’enregistrement des paiements devient rapidement une tâche écrasante. Il existe de nombreux exemples où une simple erreur de formule a entraîné des conséquences considérables – comme celle de Reinhart et Rogoff, qui a fini par modifier la politique dans le monde entier.

L’embauche d’une ressource spécialisée est un luxe que beaucoup de jeunes pousses solitaires ne peuvent se permettre, alors elles se débrouillent toutes seules et épuisent leur motivation. La matière grise qui devrait être utilisée pour développer leur entreprise est gaspillée à formater des feuilles de calcul.

De nombreuses applications peuvent aider à rationaliser le processus et à réduire les maux de tête des propriétaires d’entreprise, même s’ils peuvent être réticents à essayer. À court terme, il est faussement plus facile de s’en tenir à ce que l’on connaît, même si de meilleures méthodes existent. C’est pourquoi les applications que vous choisissez pour vous aider à accomplir vos tâches professionnelles doivent être simples, intuitives et intégrées, sinon elles ne font qu’ajouter au défi à relever.

Un bon exemple de solution spécialisée dans les comptes clients est vcita, une plateforme qui travaille avec les petites entreprises depuis plus de dix ans et qui tient compte du degré d’activité des propriétaires. Et comme vcita est une plateforme de gestion d’entreprise polyvalente qui comprend des modules de communication avec les clients, de prise de rendez-vous, de suivi des prospects et de partage de documents, les fonctionnalités de gestion des comptes clients sont d’autant plus utiles.

En ce qui concerne les processus de comptes clients, les petites entreprises en croissance doivent émettre des factures, collecter les paiements, automatiser les rappels et produire des rapports. Mais ce ne sont là que les éléments de base. Lorsque tout est conçu pour fonctionner avec votre CRM, votre moteur de messagerie et votre système de réservation de services, la valeur est accrue, car vous n’avez rien à intégrer vous-même et les informations sont toutes là où elles doivent être.

Voici trois façons dont les entreprises peuvent utiliser la plateforme de vcita pour réduire les frictions dans leurs processus de gestion des comptes clients.

Analyse des flux de trésorerie jusqu’au niveau du client individuel

Le maintien des relations individuelles lorsqu’une entreprise commence à se développer peut être un cauchemar. La correspondance peut être éparpillée dans les courriels, les appels, les textos, les commentaires sur les documents et partout ailleurs. Il est difficile pour les entreprises de suivre les factures qu’elles ont envoyées et de savoir si elles ont assuré un suivi. Elles peuvent inventer un processus manuel qui ne nécessite qu’une petite erreur humaine pour ruiner une relation avec un client.

Cela peut conduire à des situations embarrassantes où un client se voit réclamer de l’argent qu’il dit avoir déjà payé mais que vous ne pouvez pas faire correspondre au paiement. Un client peut passer entre les mailles du filet, alors que tout le monde pense qu’une facture a été envoyée, mais personne n’en est sûr, et l’entreprise perd de l’argent en silence.

Les fournisseurs de logiciels comme vcita simplifient considérablement tout ce processus. Chaque transaction et interaction avec chaque client est affichée dans un fil chronologique où vous pouvez voir exactement quels services ont été fournis, quels rendez-vous ont eu lieu, quels messages et fichiers ont été partagés, si les factures ont été envoyées et si le paiement correspondant a été reçu.

Cela signifie que lorsque les entreprises parlent aux clients, elles peuvent le faire d’un point de vue informé plutôt que de poser des questions dont vous devriez déjà connaître la réponse. Certaines entreprises apprécieront la possibilité de mettre en place des rappels de paiement automatiques, de sorte que vous n’ayez jamais à demander de l’argent à vos clients.

Segmenter les données pour révéler ce que vous devez savoir

De nombreuses feuilles de calcul bricolées utilisées par les propriétaires de petites entreprises sont un véritable fouillis. Ils ajoutent des colonnes et des formules au fur et à mesure de leurs besoins, ce qui les encombre de plus en plus. Comme les situations spécifiques changent au cours de la journée, la mise à jour des données peut rapidement devenir difficile à gérer. De plus, une simple erreur de formule peut causer d’énormes dommages à la relation.

Il est donc difficile d’avoir une bonne vue d’ensemble de la marche des affaires. On ne peut pas reprocher aux propriétaires d’entreprise de remettre à plus tard le désencombrement jusqu’à ce que la saison des impôts arrive. C’est alors une course effrénée pour s’assurer que tous les détails sont corrects afin d’éviter une lourde amende.

vcita facilite cette tâche en fournissant de magnifiques affichages, ce que l’utilisateur moyen d’un tableur ne pourrait pas faire. Les propriétaires peuvent disposer d’un tableau de bord où ils peuvent voir les paiements en un coup d’œil et les filtrer par statut. Ils peuvent voir combien d’argent ils attendent en cliquant sur un bouton plutôt que de suivre toutes les étapes manuelles nécessaires pour le système qu’ils utilisent.

Votre tableau de bord est mis à jour en temps réel, ce qui peut vous sauver la vie car les problèmes potentiels peuvent être identifiés rapidement avant qu’ils ne deviennent incontrôlables. Il est beaucoup plus facile de gérer la collecte de l’argent et de rester à flot, et vous pouvez même exporter vos tranches de données pour les partager avec des comptables, des conseillers financiers et d’autres applications.

Remplissage automatique des factures avec les services rendus

Les factures sont d’une importance cruciale pour le fonctionnement d’une petite entreprise. Plus une facture est envoyée tard, plus l’argent rentre tard et plus il est difficile de faire face à toutes les dépenses entre-temps. C’est l’occasion de faire preuve de professionnalisme et de créer une relation durable avec un client. Une facture bidouillée dans Microsoft Word et mal formatée donne l’impression d’une entreprise amateur et les clients la prennent moins au sérieux.

Taper une facture à la main laisse une grande place à l’erreur humaine et à l’atteinte à la réputation qui en découle. Personne ne souhaite recevoir une facture plus importante que prévu et il est difficile de renverser ce sentiment négatif. Lorsque vous créez un nouveau projet de facture avec vcita, vous pouvez automatiquement intégrer tous les services que vous avez fournis depuis la facture précédente, ce qui vous permet de rattraper facilement tout ce qui est dû.

Il suffit de quelques clics pour créer et envoyer une facture mensuelle au client depuis l’application. Vous pouvez également configurer l’application pour facturer les clients chaque fois qu’un service est réservé ou qu’un rendez-vous est programmé, et même faire du paiement une condition préalable à la commande de ces services. Les clients peuvent également choisir de sauvegarder en toute sécurité les détails de leur paiement dans le système, où le commerçant n’y aura pas accès, pour des paiements ultérieurs plus rapides.

Cette simplicité signifie que les propriétaires d’entreprises peuvent envoyer leurs factures pro forma, leurs demandes de paiement et leurs reçus plus rapidement, sans avoir à consacrer du temps à un processus pénible de calcul manuel des sommes et de mise en forme pour que tout soit beau et bien rangé.

L’une des fonctions les plus avancées est la possibilité d’ajouter un bouton de paiement en un clic aux factures envoyées par courrier électronique. En rendant la tâche si facile pour les clients, cela signifie qu’il y a moins de résistance à payer à temps, ce qui conduit à des paiements plus rapides. Vous pouvez également demander le paiement en envoyant simplement un lien par SMS.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

banque-affaires
Finance

Une meilleure banque pour de meilleures affaires

Lorsque le lockdown a été annoncé il y a plus de 12 mois – un concept entièrement nouveau qui s’accompagnait d’une multitude d’inconnues et d’un avenir imprévisible et instable – les entreprises se sont à peine arrêtées pour s’adapter et pivoter vers le nouveau paysage. Les petites entreprises, en particulier, ont réagi à la crise […]

Read More
projet-ethereum
Finance

Comprendre la blockchain Ethereum

Par rapport à d’autres projets de crypto-monnaies, la blockchain Ethereum fournit actuellement une plateforme pour la deuxième plus grande monnaie numérique du monde, appelée Ether (ETH). Cette monnaie numérique est la deuxième après le bitcoin et peut servir de moyen de paiement entre deux parties sans interférence d’une tierce partie. Cependant, beaucoup ont encore des […]

Read More
reglementation-finance
Finance

Les nouvelles règles sur les crypto-monnaies dans l’Union européenne : porte ouverte à l’adoption massive ou réglementation excessive ?

La Commission européenne a récemment publié une proposition qui vise à régir la conduite des prestataires de services financiers qui traitent des crypto-actifs. Le règlement sur les marchés des crypto-actifs (MiCA) est défini comme un cadre de mesures qui seront mises en œuvre pour permettre et soutenir la finance numérique en ce qui concerne l’innovation […]

Read More